Infradox XD Digital Asset Management biedt een enorme hoeveelheid professionele functies en mogelijkheden voor het beheren van digitale online archieven. Op onze infradox.com website vindt u uitgebreide omschrijvingen en tal van “knowledge base” artikelen. Op deze pagina vindt u een weergave van een deel van de functies en mogelijkheden.
Sommige functies/mogelijkheden zijn versie-afhankelijk, kijk hier voor een overzicht: Infradox XD
Zoekfuncties
Al uw metadata wordt “full text” geindexeerd. Dat betekent dat u op alle velden kunt zoeken. De zoekmachine ondersteunt zogenaamde Boolean operators zodat u bestanden kunt zoeken met één of meer woorden, bestanden die bepaalde woorden juist niet bevatten, bestanden die alle gezochten woorden bevatten enzovoort. Ook zogenaamde “phrase searches” worden ondersteund. Door een zoekopdracht binnen aanhalingstekens te plaatsen wordt naar de letterlijke tekst gezocht. Het zoeksysteem ondersteunt ook zgn. “wildcards”. Daarmee kunt u zoeken naar woorden die beginnen of eindigen met uw zoekopdracht, of woorden die u zoekopdracht bevatten. U kunt bestanden een waardering geven waarmee u bijvoorbeeld de volgorde van zoekresultaten kunt beïnvloeden.
Zoekfilters
Het systeem ondersteunt standaard zoekfilters (beeldorientatie, beeldtype, rechten, kleur/zwart-wit etc.), alsmede filters die u zelf kunt instellen. Denk bijvoorbeeld aan gebruiksrestricties en gebruiksdoelen, of kenmerken als geslacht, leeftijd, opname-standpunt, één persoon of groepen, type fotografie, landen waar het beeld is gemaakt en wat u verder ook aan informatie bij uw bestanden opslaat. Kijk voor voorbeelden op www.trevillion.com (fotografie voor boekomslagen) en www.mindenpictures.com (natuur). Met het krachtige zoekfiltersysteem kunt u zoekresultaten dynamisch verfijnen of juist verbreden. Maar u kunt het ook gebruiken om bepaalde bestanden te verbergen of juist alleen zoekbaar te maken voor bepaalde gebruikers.
Gebruikersbeheer
Met uw Infradox website beheert u een onbeperkt aantal gebruikersaccounts. Met XD Max kunt u uw website ook publiek toegankelijk maken. U kunt de rechten per gebruiker instellen (mag iemand direct downloaden, wil u eerst een bestelling controleren voordat u download rechten aanzet et cetera). En u kunt zoekfilters gebruiken om er bepaalde bestanden te verbergen voor bepaalde gebruikers. Gebruikersaccounts kunt u toevoegen aan organisaties zodat u voor alle accounts van een organisatie alles in ééns kunt regelen. Als nieuwe gebruikers zich registreren (XD Max) dan krijgt u daarvan bericht en u kunt instellen of nieuwe accounts automatisch toegang krijgen, of u kunt dat per geval bepalen. Per gebruiker kunt u zien wanneer zij zijn ingelogd, waar zij op hebben gezocht, welke bestanden zij hebben bekeken, wat zij in hun bestelmand hebben, welke lightboxes zij hebben – en nog veel meer. U kunt ook lightboxes en orders maken in uw gebruiker accounts.
Bestanden aan het archief toevoegen
Met de ingebouwde uploader maar ook met FTP kunt u eenvoudig nieuwe bestanden uploaden. Metadata in de IPTC/XMP wordt automatisch uitgelezen en u kunt de uploader instellen om de metadata velden te tonen. Zodoende kunt u ook tijdens het uploaden uw data direct controleren, wijzigen en toevoegen. Bijvoorbeeld titels, trefwoorden, beschrijvingen enzovoort – maar ook eventueel restricties. Denk aan model/property release, beschikbaar voor commercieel, redactioneel gebruik of beide, rechten voor hergebruik et cetera. De uploader is ook te koppelen aan de ingebouwde (hiërarchische) trefwoordenlijsten en u kunt ook trefwoorden overnemen van eerder beschreven bestanden in uw archief.
Er worden automatisch diverse versies van uw bestanden gemaakt (i.e. thumbnails en previews in diverse maten) en u kunt kunt desgewenst automatisch een watermerk op uw bestanden plaatsen. Ook kunt u bepaalde gegevens zichtbaar op de bestandsvoorvertoning laten plaatsen.
Metadata toevoegen of wijzigen
U kunt met uw beheerdersaccount de metadata van uw bestanden op elk moment toevoegen of wijzigen. Dat kan per bestand, maar er is ook een ingebouwde batch functie aanwezig waarmee u meerdere bestanden tegelijk kunt wijzigen. Verder kunt u zelfs automatisch synoniemen en gerelateerde trefwoorden toevoegen op basis van uw trefwoordenlijsten die u zelf onderhoudt met de ingebouwde “controlled vocabulary”. En op dezelfde manier kunt u zelfs trefwoorden automatisch vertalen. U kunt verder instellen welke metadata geinjecteerd moet worden in uw bestanden op het moment dat een bestand wordt opgevraagd. Per bestand wordt uiteraard bijgehouden hoe het is gebruikt, in welke lightboxes, galleries, en orders het bestand voorkomt, of er restricties danwel reserveringen zijn. En alles is uiteraard eenvoudig te bekijken.
Offerte-aanvragen
U kunt een offerte knop aanzetten op de preview pagina’s (waarmee betanden groter bekeken worden en meer bestandsinformatie wordt getoond). Het formulier kunt u naar wens instellen en u ontvangt een notificatie per e-mail als er een nieuwe aanvraag is. U kunt over offertes met uw gebruikers communiceren via de website en u kunt uiteraard voorwaarden opgeven en de status bijhouden. Verder kunt u aanvragen omzetten in orders. Het is ook mogelijk om de offerteknop alleen te tonen als gebruikers niet ingelogd zijn.
Online orders
Uw website gebruikers kunnen bestanden in hun bestelmandje plaatsen en uiteindelijk hun bestelling afronden. Of zij de bestanden direct kunnen downloaden, dat bepaalt u desgewenst per gebruiker. U krijgt notificaties per e-mail als een nieuwe order wordt gemaakt. Het ordersysteem ondersteunt restricties die u aan gebruikers en/of bestanden heeft toegevoegd. Zo kan een bestand bijvoorbeeld gereserveerd zijn of uitsluitend beschikbaar in een bepaald land of voor een bepaald doel.
Gallery management
Met Infradox websites kunt u een onbeperkt aantal galleries maken, hierarchisch onderverdeeld in groepen en eventueel met toegangscontrole. Het Infradox galleries systeem is heel krachtig en biedt veel functies en toepassingsmogelijkheden. Zo kunt u galleries met een password beveiligen of alleen zichtbaar maken voor bepaalde gebruikersaccounts. Met het gallery systeem groepeert u bestanden die bij elkaar horen, bijvoorbeeld de foto’s van een shoot of werk voor een bepaalde opdrachtgever – maar ook beeldverhalen, gebeurtenissen, sportwedstrijden of onderwerpen. Er zijn tal van instellingen en layouts beschikbaar om uw galleries te tonen op uw website en u kunt ook uw eigen layout (laten) maken. U kunt uw galleries ook als full screen slideshow tonen. Ook kunt u het galleries systeem gebruiken om een categorie structuur te bouwen waarmee uw gebruikers eenvoudig bestanden per onderwerp kunnen oproepen. U geeft dan zoekopdrachten op per categorie zodat ook nieuwe bestanden automatisch tevoorschijn komen.
Reserveringen en restricties
U kunt tijdsgebaseerde restricties toepassen (bijvoorbeeld als een bestand niet mag worden gebruikt tot een bepaalde datum) en u kunt reserveringen voor bestanden maken zodat anderen het bestand tijdelijk niet kunnen downloaden. Zulke restricties worden automatisch geactiveerd en gedeactiveerd op basis van de opgegeven datums. U kunt er voor kiezen dergelijke restricties voor uw gebruikers op uw website zichtbaar te maken, of het alleen bijhouden voor eigen gebruikt. Er kunnen automatisch herinneringen verstuurd worden wanneer restricties of reserveringen bijna verlopen en u kunt restricties/reserveringen alleen voor bepaald gebruik en/of voor bepaalde landen laten gelden. Verder kunt u ook model release en property release documenten uploaden voor foto’s of voor hele series in ééns.
Beeldresearch
Infradox websites beschikken over een functie waarmee u uw gebruikers beeldresearch-aanvragen kunt laten doen. Uw gebruikers kunnen referentiefoto’s (voorbeelden) uploaden om hun aanvraag te verduidelijken. Ook van dergelijke aanvragen krijgt u een notificatie per e-mail en het beheren van uw aanvragen is ingebouwd in de website. Zo kunt u erover communiceren met het ingebouwde berichtensysteem en de status van aanvragen bijhouden. Als u bestanden heeft die aan de aanvraag voldoen dan kunt u bijvoorbeeld een lightbox maken die u vervolgens via uw website verstuurt. Maar u kunt lightboxes ook delen zodat u samen met uw gebruiker aan dezelfde lightboxes kunt werken. Het is zelfs mogelijk om berichten naar andere gebruikers die aan dezelfde lightbox werken te sturen.
Trefwoordsuggesties
Unieke trefwoorden worden automatisch uit uw data gehaald en apart opgeslagen, zodat u trefwoordsuggesties kunt tonen als uw gebruikers enkele letters in typen in de zoek functie. Zodoende krijgen zij alleen suggesties voor zoekwoorden die ook echt zoekresultaat zullen opleveren. Het is ook mogelijk om lijsten met woorden up te loaden als u meer controle wil over welke woorden als suggesties worden getoond.
Lightboxes
Lightbox functionaliteit vindt u in de meeste professionele stockfoto websites. Met deze functie kunnen gebruikers bestanden/foto’s als het ware apart zetten in hun eigen account. Bijvoorbeeld als zij research doen voor een bepaald project. Gebruikers kunnen lightboxes aan anderen sturen en deze kunnen bekeken worden zonder dat met hoeft in te loggen. Met XD kunt u – of uw gebruikers – ook samenwerken aan dezelfde lightboxes. Bij wijzigingen krijgen alle deelnemers een notificatie van de wijziging. Lightboxes kunnen uiteraard op elk moment omgezet worden in orders – en met uw beheersaccount kunt u altijd zien wat uw gebruikers in hun lightboxes hebben.
Statistieken en logs
Omdat XP websites een eigen database gebruiken (geen centrale database met data van andere websites), heeft u volledige toegang en inzicht tot alle informatie met betrekking tot het gebruik van uw website. U kunt zien wie online is, wanneer gebruikers hebben ingelogd, waarop is gezocht, welke foto’s in galleries, lightboxes, orders en facturen zijn opgenomen – en wat u verder ook maar wil weten over het gebruik. U kunt desgewenst dagelijks of wekelijks uw statistieken per e-mail ontvangen. En geconsolideerde statistieken worden opgeslagen in uw database zodat deze op elk gewenst moment snel opgeroepen kunnen worden.
Website configuratie
XP websites hebben tal van instellingen waarmee u functies aan en uit kunt zetten. En waarmee u de werking van functies kunt wijzigen. U kunt de kleuren eenvoudig aanpassen. U kunt fonts selecteren (Google fonts worden ondersteund). En u kunt eenvoudig uw website menu aanpassen met drag & drop. Allemaal zonder dat u enige kennis van HTML of CSS nodig heeft. Er zijn verder formulieren, bijvoorbeeld voor offerte-aanvragen, formulieren waarmee nieuwe klanten zich kunnen registreren enzovoort. Deze formulieren kunt u allemaal eenvoudig aanpassen. Zo stelt u in welke velden u wil gebruiken, welke velden verplicht zijn en wat voor teksten u voor de velden wil laten zien. Het aantal instellingen is te veel om hier te beschrijven, maar u kunt van ons aannemen dat u vrijwel elk detail van uw website eenvoudig kunt aanpassen.
HTML, CSS en Javascript
De teksten op verschillende pagina’s kunt u direct wijzigen terwijl u de website gebruikt. Wil u verdergaande wijzigingen doorvoeren, dan kunt u de ingebouwde editor gebruiken om bestaande pagina’s aan te passen of nieuwe pagina’s toe te voegen. Het laatste kan overigens ook zonder gebruik van de editor. U kunt zelfs de CSS wijzigen en Javascript toevoegen. Zo heeft u de volledige controle over hoe de website er uit ziet en wat er mee kan. Als u kennis heeft van HTML dan kunt u dit zelf doen, maar u kunt uiteraard ook derden inschakelen om dit voor u te doen. Xpertise-ICT is uiteraard ook beschikbaar voor dergelijke werkzaamheden, wij hebben veel kennis van het systeem omdat wij het in eigen beheer hebben ontwikkeld en voor veel klanten aan maatwerkaanpassingen hebben gewerkt.
Search Engine Optimisation
Voor XD Max websites die geconfigureerd zijn voor publieke toegang worden automatisch XML sitemaps gegenereert van al uw bestanden en pagina’s – ten behoeve van zoekmachines als Google. Deze sitemaps worden automatisch door de zoekmachines geindexeerd. Al uw bestanden hebben ALT en TITLE tags op basis van uw metadata. Alle pagina’s zijn geoptimaliseerd voor zoekmachines en alle pagina’s hebben “canonical URL’s”. En u kunt uiteraard Google Analytics en Google Tag Manager gebruiken. Kortom, alles wat van belang is om in de bekende zoekmachines gevonden te worden is gewoon ingebouwd.
Sociale media en Community functies
XD heeft OGP ondersteuning ingebouwd en u kunt pagina’s (laten) delen op bijvoorbeeld Facebook, Twitter, Google+ en andere sociale media. Ook kunt u bestanden rechtstreeks gebruiken in andere websites.
Desgewenst kunt u de “Community” functies aanzetten waarmee bezoekers bestanden kunnen “Liken” en/of commentaar kunnen plaatsen.
Automatisch uploaden naar derden
Met XD Max kunt u uw bestanden automatisch doorzetten naar derden. U bepaalt zelf welke bestanden wanneer worden verstuurd en dit kan zowel handmatig als automatisch.
API koppelingen
U kunt andere websites toegang geven tot uw archief met de Infradox 3rd partner API. Met de API hoeft u uw bestanden niet meer uit handen te geven. In plaats daarvan zoeken derden middels een live-verbinding in uw database en als een hoge resolutie bestand wordt gedownload dan wordt daar een order voor gemaakt in uw database. Zodoende houdt u altijd een vinger aan de pols.
Subdomeinen voor deelarchieven
U kunt subdomeinen gebruiken met aparte instellingen voor elk subdomein. Zo kunt u bijvoorbeeld een klant een eigen subdomein geven (bijvoorbeeld klantnaam.mijnwebsite.nl) met het eigen logo van de klant en alleen bestanden die u voor die specifieke opdrachtgever beheert. U kunt zelfs andere kleuren en een aangepast menu gebruiken per subdomein.
Blog
Infradox websites beschikken over een ingebouwde blog functie met tot drie verschillende layouts voor uw blog overzichten en voor uw blog posts. Een geintegreerd blog biedt veel voordelen ten opzichte van een aparte blog website.